Kodėl tradiciniai užduočių sąrašai nebepakanka šiuolaikiniam žmogui
Prisimenu laikotarpį, kai mano užduočių valdymas atrodė kaip chaotiškas popierių krūvos ant darbo stalo. Lipnūs lapeliai klijuoti ant monitoriaus, užrašai pieštuku ant delno, o svarbiausi reikalai – kažkur užrašyti telefono užrašų programėlėje. Skamba pažįstamai? Daugelis žmonių vis dar bando derinti dešimtis skirtingų sistemų, tikėdamiesi, kad kažkuriuo būdu viskas susiklostys į vientisą visumą.
Realybė tokia, kad mūsų smegenys tiesiog nėra sukurtos efektyviai valdyti daugiau nei 5-7 dalykų vienu metu. Kai užduočių skaičius auga, o jų šaltiniai daugėja – el. laiškai, susitikimai, skambučiai, netikėti prašymai – tradiciniai metodai tampa ne tik neefektyvūs, bet ir tiesiog neįmanomi. Skaitmeninės užduočių valdymo sistemos čia ateina į pagalbą ne kaip dar vienas įrankis, o kaip fundamentalus būdas pertvarkyti savo darbo procesus.
Tačiau pati technologija nėra stebuklingas sprendimas. Mačiau ne vieną žmogų, kuris atsisiuntė populiariausią užduočių valdymo programėlę, įvedė šimtą užduočių ir… po savaitės grįžo prie senų popierinių sąrašų. Problema ne technologijoje – problema metodologijoje. Reikia ne tik įrankio, bet ir aiškios sistemos, kaip tą įrankį naudoti.
Pirmasis metodas: kontekstinis užduočių grupavimas pagal gyvenimo sritis
Viena didžiausių klaidų, kurią žmonės daro pradėdami naudoti skaitmenines užduočių sistemas, yra bandymas sukurti vieną milžinišką sąrašą. Tai primena bandymą sudėti visus savo drabužius į vieną stalčių – teoriškai įmanoma, bet praktiškai neveikia.
Vietoj to rekomenduoju kurti atskirus projektus ar kategorijas pagal gyvenimo sritis. Pavyzdžiui, galite turėti: „Darbas – aktyvūs projektai”, „Darbas – administracija”, „Namai ir buitiniai reikalai”, „Asmeninis tobulėjimas”, „Finansai”, „Sveikata”. Tokia struktūra leidžia jūsų smegenims lengviau persijungti tarp skirtingų kontekstų.
Praktiškai tai reiškia, kad kai sėdite darbe ir turite 30 minučių laisvą langą, neatidarysite bendro sąrašo su 87 užduotimis, kur tarp darbo ataskaitų matysite „nupirkti pieną” ar „paskambinti dantų gydytojui”. Vietoj to atidarysite konkrečią darbo kategoriją ir matysite tik tai, kas aktualu dabar.
Svarbu suprasti, kad kategorijų skaičius turėtų būti ribotas – rekomenduoju ne daugiau kaip 7-10. Jei jų per daug, pati sistema tampa sudėtinga ir praranda savo prasmę. Kiekviena kategorija turėtų atspindėti realią jūsų gyvenimo sritį, kurioje reguliariai atliekate užduotis.
Antrasis metodas: prioritetų piramidė su trimis aiškiais lygmenimis
Daugelis užduočių valdymo sistemų siūlo sudėtingas prioritetų schemas – A1, A2, B1, B2 ir panašiai. Mano patirtis rodo, kad tokios sistemos atrodo protingos teorijoje, bet praktikoje sukelia daugiau painiavos nei naudos. Žmonės pradeda galvoti ne apie užduoties atlikimą, o apie tai, ar ji tikrai yra A2, ar gal vis dėlto B1.
Siūlau paprastesnę sistemą su trimis aiškiais lygmenimis. Pirmasis lygmuo – „Šiandien būtina”. Čia patenka tik tos užduotys, kurių neatlikimas šiandien sukels rimtų problemų. Ne „būtų gerai padaryti”, o tikrai „būtina”. Paprastai tokių užduočių per dieną turėtų būti 2-4, maksimum 5. Jei jų daugiau – turite problemą su laiko valdymu ar įsipareigojimų prisiėmimu.
Antrasis lygmuo – „Ši savaitė”. Tai užduotys, kurias reikia padaryti artimiausiu metu, bet tiksliai ne šiandien. Jos svarbios, bet turi šiek tiek lankstumo. Čia gali būti 10-15 užduočių. Trečiasis lygmuo – „Vėliau/Kada nors”. Tai visos kitos užduotys, idėjos, planai. Šis sąrašas gali būti ilgas, ir tai visiškai normalu.
Esminis šios sistemos privalumas – ji verčia jus sąžiningai įvertinti, kas tikrai svarbu. Kai kiekvieną rytą žiūrite į savo „Šiandien būtina” sąrašą ir matote tik 3-4 dalykus, jaučiatės kontroliuojantys situaciją, o ne paskendę užduočių jūroje. Psichologinis efektas čia milžiniškas.
Trečiasis metodas: laiko blokų priskyrimas konkrečioms užduotims
Užduotis sąraše ir užduotis kalendoriuje – du skirtingi dalykai. Viena didžiausių produktyvumo spąstų yra tikėjimas, kad jei kažką įrašėte į užduočių sąrašą, tai kažkuriuo stebuklingu būdu tą padarysite. Realybė tokia, kad jei užduočiai nėra skirto konkretaus laiko, ji dažniausiai lieka nepadaryta.
Rekomenduoju kiekvieną savaitę skirti 20-30 minučių tam, ką vadinu „laiko architektūra”. Tai procesas, kai peržiūrite savo svarbias užduotis ir faktiškai įrašote jas į kalendorių kaip susitikimus su savimi. Pavyzdžiui, jei turite parašyti svarbų ataskaitą, neužtenka įrašyti „parašyti ataskaitą” į užduočių sąrašą. Reikia atsidaryti kalendorių, rasti trečiadienį nuo 9 iki 11 valandos laisvą laiką ir įrašyti: „Ataskaitos rašymas”.
Šis metodas veikia, nes jis verčia jus susidurti su realybe. Kai bandote įrašyti į kalendorių visas „svarbias” užduotis, greitai suprantate, kad diena turi tik 24 valandas, o jūsų darbingos valandos dar mažiau. Tai natūraliai verčia pervertinti prioritetus ir atsisakyti to, kas iš tikrųjų nėra taip svarbu.
Be to, kai užduotis yra kalendoriuje, ji konkuruoja su susitikimais ir kitais įsipareigojimais. Jūs matote, kad jei sutiksite dalyvauti dar viename susitikime ketvirtadienį 14 valandą, tai reiškia, kad nepadarysite tos užduoties, kuriai buvote skyręs tą laiką. Tai padeda priimti sąmoningesnius sprendimus apie savo laiką.
Ketvirtasis metodas: reguliarus užduočių sąrašų valymas ir atnaujinimas
Skaitmeninės užduočių sistemos turi vieną pavojingą savybę – jos leidžia kaupti beribį kiekį užduočių be jokių fizinių apribojimų. Popierinis sąrašas anksčiau ar vėliau užsipildo ir jį tenka perrašyti, o tai natūraliai verčia permąstyti, kas tikrai svarbu. Skaitmeninėje sistemoje galite turėti 500 užduočių, ir ji vis tiek veiks. Bet jūs nebeveiksite.
Įvedžiau sau taisyklę, kurią vadinu „penktadienio valymu”. Kiekvieną penktadienio popietę skiriu 15-20 minučių savo užduočių sąrašų peržiūrai. Ne tik pažymiu, kas padaryta (nors tai irgi svarbu), bet ir aktyviai valomu, kas nebereikalinga. Užduotis, kuri sąraše yra jau mėnesį ir vis dar nepadaryta, paprastai reiškia vieną iš dviejų dalykų: arba ji iš tikrųjų nėra svarbi, arba ji per didelė ir reikia ją suskaidyti į mažesnius žingsnius.
Šio proceso metu taip pat perkeliu užduotis tarp kategorijų, atnaujinu prioritetus, pridedau papildomos informacijos, jei reikia. Tai tarsi savaitinis techninės priežiūros laikas jūsų produktyvumo sistemai. Be šio reguliaraus valymo, bet kokia sistema laikui bėgant virsta chaotiška duomenų krūva, kuri labiau trukdo nei padeda.
Svarbus aspektas – nebijokite ištrinti užduočių. Daugelis žmonių jaučia kaltę ištrindami kažką, ką kadais įrašė kaip svarbų dalyką. Bet realybė tokia, kad jūsų prioritetai keičiasi, situacijos keičiasi, ir tai, kas atrodė svarbu prieš du mėnesius, dabar gali būti visiškai nerelevantiškas. Jei kažkas tikrai svarbu, tai vėl iškils natūraliai.
Penktasis metodas: subtask hierarchija dideliems projektams
Viena iš priežasčių, kodėl žmonės atidėlioja svarbias užduotis, yra ta, kad jos atrodo per didelės ir bauginančios. „Parengti metinę ataskaitą”, „Suremontuoti vonios kambarį”, „Išmokti ispanų kalbos” – tokios užduotys sąraše atrodo kaip milžiniški akmenys, kuriuos reikia pastumti į kalną.
Sprendimas – hierarchinis užduočių skaidymas. Šiuolaikinės skaitmeninės sistemos leidžia kurti subužduotis (subtasks), ir tai viena galingiausių funkcijų, kurią daugelis žmonių nepilnai išnaudoja. Principas paprastas: bet kokia užduotis, kuri užims daugiau nei valandą laiko, turėtų būti suskaidyta į mažesnius žingsnius.
Pavyzdžiui, vietoj „Parengti metinę ataskaitą” turėtumėte: „Surinkti praėjusių metų pardavimų duomenis”, „Išanalizuoti pagrindinius rodiklius”, „Sukurti ataskaitai skirtą šabloną”, „Parašyti įvadinę dalį”, „Parašyti analitinę dalį”, „Sukurti grafikus ir diagramas”, „Peržiūrėti ir redaguoti galutinį variantą”. Dabar vietoj vieno baugaus akmens turite septynis įveikiamus žingsnius.
Praktiškai tai reiškia, kad kai turite 30 minučių laisvo laiko, galite pasirinkti vieną mažą žingsnį ir jį padaryti. Psichologiškai tai milžiniškas skirtumas. Be to, kiekvienas pažymėtas mažas žingsnis duoda pasitenkinimo jausmą ir motyvaciją tęsti. Matydami, kad iš septynių žingsnių jau padarėte tris, jaučiate progresą, o ne bejėgiškumą prieš neįveikiamą užduotį.
Rekomenduoju skaidyti tol, kol kiekvienas žingsnis tampa pakankamai mažas, kad galėtumėte aiškiai įsivaizduoti, kaip jį atliksite. Jei vis dar jaučiate pasipriešinimą ar neaiškumą, greičiausiai reikia skaidyti dar smulkiau.
Šeštasis metodas: kontekstiniai žymekliai ir filtrai greičiam navigavimui
Kai jūsų užduočių sistema auga ir brandėja, paprastas kategorijų skirstymas nebepakanka. Čia į pagalbą ateina žymekliai (tags) – viena lankščiausių funkcijų šiuolaikinėse užduočių valdymo sistemose. Skirtingai nuo kategorijų, kur užduotis gali būti tik vienoje vietoje, žymekliai leidžia priskirti užduočiai kelis atributus vienu metu.
Aš naudoju kelis žymeklių tipus. Pirma, vietos žymekliai: @namai, @darbas, @parduotuvė, @telefonas. Tai leidžia greitai filtruoti užduotis pagal tai, kur esu. Kai einu į parduotuvę, atidarau filtrą „@parduotuvė” ir matau viską, ką reikia nusipirkti ar sutvarkyti ten. Kai esu namuose su valanda laisvo laiko, žiūriu „@namai” ir matau, ką galiu padaryti.
Antra, energijos lygmens žymekliai: #didelis_fokusas, #rutina, #greitas. Tai padeda pasirinkti užduotis pagal esamą energijos lygį. Jei jaučiatės pavargęs po pietų, nebandysite spręsti sudėtingos problemos, reikalaujančios #didelis_fokusas, o vietoj to pasirinksite keletą #greitas užduočių, kurias galite padaryti autopilotu.
Trečia, laukimo žymekliai: #laukiu_atsakymo, #delegavau, #užblokuota. Tai užduotys, kurių negalite tęsti, kol kas nors kitas nepadarys savo dalies. Šis žymeklis leidžia joms „išnykti” iš jūsų kasdienio vaizdo, bet nepamirštant jų visiškai. Kartą per savaitę peržiūrite #laukiu_atsakymo sąrašą ir patikrinat, ar jau galite tęsti.
Svarbu nesukurti per daug žymeklių. Rekomenduoju pradėti nuo 5-7 ir pridėti naujus tik tada, kai aiškiai matote, kad jų reikia. Per daug žymeklių sistema tampa sudėtinga, ir pats žymėjimas tampa dar viena užduotimi.
Septintasis metodas: automatizavimas ir integracijos su kitais įrankiais
Paskutinis, bet ne mažiau svarbus metodas – maksimalus automatizavimas ir integracijos su kitais jūsų naudojamais įrankiais. Kiekvienas papildomas žingsnis tarp minties „reikia tai padaryti” ir tos užduoties atsidūrimo sistemoje yra kliūtis, kuri mažina tikimybę, kad tai bus padaryta.
Šiuolaikinės užduočių valdymo sistemos siūlo įvairias integracijas. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad kiekvienas el. laiškas, kurį pažymite tam tikra žvaigždute ar etiketę, automatiškai tampa užduotimi jūsų sistemoje. Arba kad kiekvienas kalendoriaus įvykis su tam tikru žodžiu pavadinime automatiškai sukuria susijusią užduotį.
Aš naudoju automatizaciją keliais būdais. Pirma, pasikartojančios užduotys. Dalykai kaip „peržiūrėti sąskaitas”, „padaryti savaitinį planavimą”, „atnaujinti projekto statusą” automatiškai atsiranda mano sąraše tam tikru laiku. Man nereikia prisiminti ar rankiniu būdu jas kurti – jos tiesiog atsiranda.
Antra, šablonai dažnai pasikartojančioms užduočių sekomoms. Pavyzdžiui, kai pradedu naują projektą su klientu, turiu standartinį 15 žingsnių sąrašą, kurį galiu nukopijuoti vienu mygtuko paspaudimu. Tai sutaupo laiko ir užtikrina, kad nepraleidžiu svarbių žingsnių.
Trečia, integracijos su komunikacijos įrankiais. Kai kas nors Slack ar Teams parašo man žinutę, kurioje yra konkreti užduotis, galiu vienu paspaudimu ją paversti užduotimi savo sistemoje, ir ji automatiškai susisieja su ta žinute. Vėliau, kai darau tą užduotį, galiu greitai rasti kontekstą.
Svarbu suprasti, kad automatizavimas turėtų jus tarnauti, o ne atvirkščiai. Nepradėkite kurti sudėtingų automatizavimo schemų tik todėl, kad tai įmanoma. Kiekviena automatizacija turėtų spręsti konkrečią problemą ar taupyti realų laiką.
Kaip visa tai sujungti į veikiančią sistemą jūsų gyvenime
Perskaitę visus šiuos metodus, galite jaustis šiek tiek priblokšti. Tai normalu. Svarbiausias dalykas, kurį noriu pabrėžti – nereikia įdiegti visko iš karto. Produktyvumo sistema yra kaip sodas – ji auga ir brandėja laipsniškai, ne per naktį.
Rekomenduoju pradėti nuo pagrindų. Pirma savaitė – tiesiog įsipratinkite įrašyti visas užduotis į vieną sistemą ir jas pažymėti, kai padarote. Antra savaitė – pridėkite paprastą prioritetų sistemą. Trečia savaitė – pradėkite grupuoti pagal kategorijas. Ir taip toliau. Kiekvienas naujas įprotis turi įsišaknyti prieš pridedant kitą.
Pastebėjau, kad žmonės dažnai klausia: „Kokią programą naudoti?” Atsakymas – tai mažiau svarbu nei manote. Todoist, Things, Microsoft To Do, TickTick, Notion – visos šios sistemos yra pakankamai galingos. Svarbiau ne įrankis, o metodologija ir nuoseklumas. Geriau paprasta sistema, kurią naudojate kasdien, nei sudėtinga, kurią pamirštate po savaitės.
Dar vienas aspektas – būkite pasirengę eksperimentuoti ir keisti. Tai, kas veikia man, gali neveikti jums. Jūsų darbas, gyvenimo stilius, mąstymo būdas – visa tai skiriasi. Naudokite šiuos metodus kaip atspirties tašką, bet pritaikykite juos sau. Jei kažkas neveikia po poros savaičių, nebijokite pakeisti.
Galiausiai, atminkite, kad produktyvumo sistema yra priemonė, o ne tikslas. Tikslas – turėti daugiau laiko tam, kas tikrai svarbu jūsų gyvenime, mažiau streso, daugiau kontrolės jausmo. Jei jūsų sistema tampa dar vienu streso šaltiniu, kažkas negerai. Ji turėtų palengvinti gyvenimą, o ne jį komplikuoti.
Pradėkite šiandien nuo ko nors mažo. Pasirinkite vieną metodą iš šių septynių ir įdiekite jį per artimiausią savaitę. Kai jis taps natūralus, pridėkite kitą. Po kelių mėnesių atsigrįžę atgal pastebėsite, kaip labai pasikeitė jūsų gebėjimas valdyti savo laiką ir užduotis. O tai, savo ruožtu, pakeis tai, ką galite pasiekti savo gyvenime.